Sẽ không quá khi nói rằng một email gửi đi và muốn vào hòm inbox phải trải qua quá trình đánh giá hệt như con dâu về nhà mẹ chồng vì với mỗi một email bạn gửi đi, nó phải trải qua một quá trình kiểm tra nghiêm ngặt được thực hiện bởi những bộ lọc SPAM khác nhau ứng với từng yếu tố khác nhau để vào hòm inbox. 

Các loại bộ lọc SPAM

Với một email nhất định, các bộ lọc đặc trưng có thể kể đến:

• Content filter (Bộ lọc nội dung): Bộ lọc xem xét yếu tố nội dung mail có phải là thư rác hay không
• Header filter (Bộ lọc tiêu đề): Bộ lọc xem xét xem nội dung tiêu đề
• URL Blacklist: Nếu địa chỉ website của bạn bị liệt vào blacklist, nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc email vào được hòm inbox. Lý do website bị liệt vào blacklist chủ yếu đến từ việc bạn sử dụng các tool hoặc thủ thuật tăng rank cho website bị Google cấm như các cách SEO “mũ đen” hoặc các vấn đề liên quan đến mua domain khiến URL bị đánh giá là không tin cậy 
• IP Blacklist: Đây là nguyên nhân đến server (thường là các Máy chủ shared hosting). Lý do khiến IP của bạn vào blacklist thường đến từ việc nhà cung cấp hosting cung cấp lại cho bạn những địa chỉ IP của website độc hại chứa các nội dung đã bị đánh dấu là spam hoặc chứa nhiều lỗi bảo mật từ những khách hàng cũ.

Tìm hiểu kỹ về IP blacklist và kiểm tra địa chỉ IP của bạn có trong blacklist không tại đây.

Đặc biệt với tư cách là người dùng, khi bạn click vào "báo cáo spam". các bộ lọc sẽ tự động update ngay và vì thế, chúng ngày càng trở nên hoàn thiện và hiệu quả hơn nhờ vào hệ thống các tiêu chí đánh giá email khác nhau. 

Nội dung email như thế nào sẽ vào spam?

Với xu hướng marketing hiện tại, các nhà làm marketing cần phải tinh tế hơn trong việc giới thiệu sản phẩm, kêu gọi hành động hoặc quảng bá thương hiệu. Nội dung cần mang hơi hướm content marketing nhiều hơn so với việc sử dụng các hình ảnh, câu chữ mang tính chất quảng cáo hoặc kêu gọi hành động quá lộ liễu vì khi đó các spam filter sẽ lập tức hoạt động và đưa email của bạn vào hòm thư rác.

Các dấu hiệu, từ ngữ và thông điệp sau đây được khuyên rằng không nên sử dụng trong email: 

• Mua ngay! 
• ...!!! 
• …tốt nhất! 
• Tiết kiệm lên tới… %!!!
• HOT!
• Đặt hàng ngay!
• Viết hoa tất cả các chữ cái
• Chứa các màu loè loẹt
• Hình nhiều hơn chữ. Vì khác với Facebook, số lượng chữ trong email càng nhiều càng chứng tỏ độ tin cậy càng cao.  
• Không dùng các từ “kiểm tra” hay “test” 
• Gửi đến nhiều người nhận trong cùng nội bộ công ty vì khi đó tường lửa email của công ty sẽ nghĩ đây là một cuộc tấn công spam 

Cách giảm khả năng email vào spam 

Sử dụng các công cụ kiểm tra chất lượng mail trước khi gửi

Một trong những công cụ bạn luôn nên sử dụng khi nghi ngờ email của mình có thể vào spam là https://www.mail-tester.com/. Hệ thống sẽ cung cấp cho bạn các dữ liệu phân tích chi tiết về mail và đánh giá mức độ thành công của email bạn sắp gửi qua thang điểm 10. 

Tỷ lệ chữ và hình thích hợp

Bạn cần phải lưu ý điều này. Khác với Facebook nơi yêu cầu chữ trong các post quảng cáo chỉ được chiếm 1/4 tổng bức hình, các bộ lọc spam filter lại không đọc được hình ảnh trong mail nên chúng sẽ nghĩ rằng email của bạn đang lừa chúng. Vì thế để tăng tỷ lệ vào hòm inbox, khi soạn thảo nội dung email, tốt nhất bạn nên đảm bảo rằng tỷ lệ hình ảnh chỉ chiếm tối đa 1/3 tỷ lệ chữ mà thôi. 

Chú ý các liên kết trong email

Nếu các link trong email dẫn đến một domain thiếu uy tín, mail của bạn chắc chắn không thoát khỏi việc phải nằm trong hòm mail rác. 

Sử dụng HTML chuẩn

Cấu trúc HTML chuẩn giúp các spam filter hiểu được email của bạn và tăng tỷ lê vào hòm inbox đáng kể. Khi soạn thảo email, bạn nên tránh việc copy paste nội dung từ world, excel hay powerpoint vì các thao tác như vậy vẫn còn giữ nguyên định dạng của đoạn văn bản, ảnh hưởng đến cấu trúc HTML trong email. 

Sau khi xây dựng xong nội dung, bạn có thể sử dụng công cụ dưới đây để tạo ra một email chuẩn HTML: http://word2cleanhtml.com/

Lời kết

Việc một email gửi đi có vào được inbox hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, tuy nhiên nội dung email chuẩn và tránh bị đánh giá là spam được coi là một nền tảng cần được tạo lập vững chắc trước tiên. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn cách xây dựng nội dung sao cho vừa hấp dẫn người đọc vừa đáp ứng tốt các tiêu chí giúp email vào hộp inbox thành công.