Nhiều khách hàng tìm đến redHOST nhờ giúp đỡ vì họ không thể gửi hay nhận mail từ khách hàng, ngay cả đối với những email nội bộ. Thực tế có rất nhiều lý do khiến hệ thống không thể gửi hay nhận mail, tuy nhiên trước khi tìm hiểu những nguyên nhân phức tạp hơn, bạn cần chắc chắn những vấn đề sau đây không xảy ra.
1. QUAN TRỌNG NHẤT: IP của bạn không bị liệt vào blacklist
Còn gọi là địa chỉ IP đen. Nguyên nhân đến từ việc nhà cung cấp dịch vụ hosting của bạn cho phép lưu trữ các website độc hại, nội dung không lành mạnh, spam hoặc chứa rất nhiều lỗi bảo mật. Sau đó, họ lại dùng chính những địa chỉ IP này cấp cho các khách hàng mới – đó là bạn.
Khi bạn sử dụng địa chỉ “IP đen”, lập tức Ip của bạn sẽ bị liệt vào blacklist và bất cứ địa chỉ IP nào nằm trong danh sách này sẽ không được bất kỳ một máy chủ thư điện tử nào tiếp nhận. Điều này đồng nghĩa với việc tất cả các email từ khách hàng và email trao đổi trong nội bộ công ty sẽ có thể không bao giờ đến đúng địa chỉ cần đến, hoặc nó sẽ luôn luôn bị cho vào hòm spam mail.
Bạn có thể dùng các trang web sau để kiểm tra xem email của mình có nằm trong blacklist không:
http://whatismyipaddress.com/blacklist-check
https://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
http://www.blacklistalert.org/
2. Không kết nối được đến máy chủ email
Bạn nhận biết lỗi này bằng cách thấy phần dòng báo lỗi "Could not connect to mail server". Nguyên nhân của việc này có thể đến từ các trường hợp sau:
- Bị tường lửa chặn địa chỉ IP: điều này khiến bạn không thể truy cập cả email lẫn website, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp để kiểm tra và gỡ chặn.
- Lỗi mạng: khiến kết nối đến máy chủ email không ổn định hoặc nhà cung cấp dịch vụ internet của bạn chặn cổng gửi, nhận mail. Bạn cần thông báo đến nhà cung cấp dịch vụ mail/hosting để thông báo về tình trạng này, tuy nhiên, vì lỗi này có thể liên quan đến nhiều phân mảng dịch vụ được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ khác nên sẽ đôi khi sẽ mất khá nhiều thời gian xác định lỗi và khắc phục.
3. Hộp thư người nhận bị đầy
Đây cũng là một nguyên nhân cười ra nước mắt khác khiến email của bạn không bao giờ đến được tay người nhận. Điều nguy hiểm nhất đó là vấn đề nghe có vẻ đơn giản và nó làm bạn chủ quan.
Khi gửi mail đến một hòm mail bị đầy, có 02 trường hợp xảy ra. Một là mail của bạn bị treo cho đến khi người nhận xoá bớt thư trong hòm thư của họ. Hai là bạn sẽ nhận được một email thông báo hòm thư của người nhận đã đầy, tuy nhiên chức năng này cần phải được cài đặt.
4. Tập tin đính kèm quá lớn
Mỗi một server có một dung lượng cho phép riêng đối với tập tin đính kèm. Nếu bạn vượt quá số dung lượng quy định hoặc nội dung đính kèm quá nặng sẽ làm cho mail bị chậm hoặc treo.
5. Set email server quá kỹ
Một số email server thường đưa có các quy định khá nghiêm ngặt đối với email đến để quyết định số phận của chúng là nằm trong hòm inbox hay spam. Vì thế đôi khi email của bạn bị hệ thống tự đánh giá là một spam mail và nó bị xoá mà người nhận không hề hay biết.
Để khắc phục vấn đề này, bạn nên thông báo cho người nhận để họ thực hiện việc xác nhận địa chỉ email của bạn không phải là một spam mail. Việc xác thực khá đơn giản, chỉ cần người nhận đưa địa chỉ mail của bạn vào white list hoặc chọn nút "Not spam" được hiển thị trong email của người gửi.
Kết
Trên hết bạn có thể thấy vai trò của nhà cung cấp dịch vụ hosting khá quan trọng trong việc tìm ra và giải quyết vấn đề liên quan đến việc không thể gửi và nhận mail. Vì thế, hợp tác với một nhà cung cấp hosting chất lượng là điều cần thiết vì họ gần như là người đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề về server.
Liên hệ redHOST
Nếu bạn đang gặp vấn đề tương tự và tình hình vẫn chưa được cải thiện, redHOST luôn sẵn sàng giúp đỡ.
SĐT hỗ trợ tư vấn: 08 3820 9052 (thứ 2 – thứ 6, 9:30 AM – 6:00 PM)
Hotline: 0902 322 324 - Mr. Hoài / 0935 848 053 - Ms. Trúc hoặc điền vào form liên hệ với redHOST.
Bạn luôn được chào đón đến văn phòng của redHOST tại 14 Phan Tôn, phường Đa Kao, Q.1!
